Välkommen till Optimal Taxi

Ett system skräddarsytt för taxibranschen

Optimal Taxi är ett molnbaserat system som hjälper till att planera och effektivisera verksamheten för taxiföretag.

Schemaläggning av bilar

Administratörer på bokningscentralen kan effektivt planera och dela ut pass till bilar med en tydlig översikt över totala allokeringen över dagen.

Schemaläggning av förare

Transportörerna kan för varje bil planera och dela ut pass till förarna i dess åkeri. De kan även hålla koll på sjukfrånvaro, ledighet, vilotidsregler med mera.

Information

Scheman och övrig information såsom manualer, utbildningsmaterial etc är lätt åtkomligt för förarna via mobil eller webbläsare.

Kommunikation

Användarna kan kommunicera och skicka meddelanden till varandra via systemet. Förare kan tex byta pass med varandra utan att behöva väcka transportören.

Schemaläggning av bilar och förare

Schemaläggning av bilar

För bokningscentralen

Optimal Taxi administreras enkelt via ett modernt webb-gränssnitt som framförallt bokningscentral och transportörer har tillgång till. Kärnan i systemet ligger i schemaläggning av bilar och förare. Det börjar med att bokningscentralen schemalägger behovet av bilar.

  • Schemaläggning av bilar - Genom att enkelt klicka och dra placeras pass ut på olika bilar för ett dygn. Ett pass kan vara av typen normal, special, frivillig, jour eller tillfällig.
  • Summering - Högst upp visas hela tiden en summering av de olika passtyperna vilket ger en tydlig bild av planerade resurser över dygnet.
  • Mallar - För att underlätta schemaläggningen kan man skapa mallar för typiska veckodagar och så vidare.
  • Rotation av bilar - När planeringen av passen är klar tilldelas varje rad en bil. Efterkommande dagar kan sedan tilldelas genom att rotera bilarna på konfigurerbart sätt.

Schemaläggning av förare

För transportörerna

När bilschemat är publicerat av bokningscentralen så kan de olika transportörerna ta över och schemalägga förare på sina bilar.

  • Schemaläggning av förare - Transportörer kan för varje bil planera och dela ut pass till förarna i dess åkeri.
  • Vilotidsregler - Håll koll på vilotiderna. Du får varningar om en förare inte får tillräcklig vila.
  • Sjukfrånvaro - Markera pass som missats pga sjukdom och få summeringar av sjukfrånvaron.
  • Ledighet - Det går även att lägga in (eller efterfråga) ledighet. Ledigheten syns tydligt vid schemaläggning av förarna.
  • Summering - Hela tiden visas en summering av schemalagda timmar för varje förare. Här skiljer man på ordinarie pass och pass av typen jour.
  • Publicering - När schemat är klart publiceras det så förarna får tillgång till det och kan se tilldelade pass.

Information och kommunikation

Information och kommunikation

För förare

Förarna använder med fördel den mobil-anpassade sidan men kan också använda skrivbordsversionen om så önskas.

  • Schema - I mobilen kan förarna enkelt se sina och andras pass. Kolla vilket pass som kommer härnäst på samma bil osv.
  • Plocklista - En förare kan också välja att lägga ett pass på plocklistan vilket ger andra förare möjlighet att ta över det passet.
  • Kommunikation - Via kontakter listas övriga förare, transportörer och administratörer så att man på ett enkelt sätt kan ringa, chatta eller skriva mail.
  • Dokument - Gemensamma dokument såsom manualer och utbildningsmaterial kan göras tillgängla för förarna på ett smdigt sätt.

Optimal Taxis integritetspolicy

Datum: 2026-03-09

Optimal Taxis integritetspolicy

Optimal Taxi utvecklas, underhålles, och tillhandahålles av Xarepo AB.

Introduktion

Denna policy gäller för alla användare av Optimal Taxi, och inkluderar både app och hemsida.


Optimal Taxi fungerar som ett intranät inom en beställningscentral för taxi (BC). Förutom BC ingår många oberoende organisationer (t ex åkerier) i intranätet för samordning. OT används för att planera och effektivisera den löpande verksamheten för dessa taxiföretag.


Persondata insamlas endast för personer som har en användare i OT.

Vissa data kan delas mellan användare inom samma BC. Data delas aldrig utanför denna grupp.

Varje användare kan ha en eller flera av rollerna: Admin, Schemaläggare, Orgadmin, Förare, Telefonist.

De persondata som insamlas för användare av OT

Följande tabell beskriver de olika typerna av persondata samt vilka roller som kan se (L=Läsa) och modifiera (S=Skriva) egen och andras information. -O begränsar till användare inom samma organisation (t ex ett åkeri).


- All insamling sker genom manuell inmatning om inte annat anges.

Roll (till höger)
Information (nedan) 		Alla användare, egen info Admin och Schemaläggare, andras info Orgadmin, andras info Förare, andras info Telefonist, andras info
Information som finns för samtliga användare:
Lösenord S
Namn (2) L LS L,S-O L-O L
Epost (2) L LS L,S-O
Telefonnummer (2) LS LS L,S-O L-O L
Personnummer (2) LS L,S-O
Roll i systemet (2) L LS L,S-O L
Senast inloggad (9)
Samlas in automatiskt av OT 		L L
Meddelande till och från användare (7) LS
Information som endast finns för användare med anställning:
Förarnummer (1) LS L,S-O
Anställnings-ID (1) LS L,S-O
Beviljad semester/frånvaro (4) LS LS L,S-O
VAB (3) LS LS L,S-O
Sjukfrånvaro (3) LS LS L,S-O
Tillgänglighet (5) LS LS L,S-O
Förarinfo för ett pass (8)
Manuell inmatning alt. automatisk insamling 		L LS L,S-O L-O L
Organisationstillhörighet (6) L LS L,S-O L-O L
Tjänstegrad (6.1)
Tjänstetyp (6.2)
Avtalstyp (6.3)		 LS L, S-O

Behov och syfte med insamlingen är:

  • Att möjliggöra effektiv planering och samarbete mellan alla parter som jobbar inom en BC, gäller (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)
  • Att hålla reda på sjuk- och VAB-frånvaro för att beräkna sjuklön, utreda frånvarorätt, eller inleda en rehabiliteringsutredning etc, gäller (1, 2, 3)
  • Att hålla reda på beviljad semester för att beräkna lön, gäller (1, 2, 4)

Den rättsliga grunden är:

  • För att uppfylla avtal såsom anställningsavtal (1, 2, 3, 4, 6)
  • För rättslig förpliktelse (1, 2, 3)
  • För berättigade intressen (1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)

Datalagring och borttagning av data

OT innehåller historiskt data i det körande systemet. Gamla scheman sparas i OT till dess att de tas bort av en administratör.


Admin kan ta bort en användare, varpå användarens persondata omgående tas bort ur det körande systemet. Data som är knuten till arbetspass anonymiseras så att den inte längre går att knyta till den borttagna användaren.


Om en användare utan adminbehörighet önskar ta bort sin användare kan denna kontakta Admin/Personuppgiftsansvarig hos BC, alternativt kontakta oss (Not att admin skapar alla konton i OT, övriga kan inte själv skapa egna konton).


För att säkerställa att vi inte tappar data tas backup av all data i OT regelbundet.

  • Alla backuper är krypterade.
  • Backuper sparas i upp till 3 månader.
  • Data i en befintlig backup modifieras aldrig. Det innebär att vid borttagning av en användare kommer användarens data finnas kvar i backuper i upp till 3 månader.
    • Auditlog sparas upp till 2 månader.

All kommunikation mellan användarens klient och OTs servrar sker med HTTPS och vedertagen kryptering.

Persondata klassas och hanteras som konfidentiell information när den hanteras av Xarepo AB:s personal.

Service providers

Datat lagras på molnservrar inom EU. Underleverantörerna uppfyller GDPR-kraven.


OT använder sig, förutom av sina egna servrar (Sverige), av följande underleverantörer:

  • Hetzner Online GmbH, Tyskland
    • Behandlar data i Tyskland och Finland
    • Tillhandahåller molnservrar där OT kör
  • Scaleway SAS, Frankrike
    • Behandlar data i Nederländerna
    • Tillhandahåller lagringsutrymme för backup
  • Microsoft Corporation, USA
    • Microsoft Irland Operations, Ltd. är Microsofts dataskyddsrepresentant i EU
    • Behandlar data på Irland och i Nederländerna
    • Tillhandahåller kontaktformulär

Personuppgiftsansvarig på respektive beställningscentral (BC) tecknar GDPR-avtal med Xarepo AB som specificerar överenskommelse enligt Gällande dataskyddsregler.

Vid frågor om denna integritetspolicy, vänligen tryck här.

Kontakta oss